Dokumentenarchivierung in der Cloud

In dieser Podcast-Folge beleuchtet der Geschäftsfüher von arcana solutions Bernhard Morell den aktuellen Paradigmenwechsel im SAP-Dokumentenmanagement und warnt vor der „ArchiveLink-Falle“. Obwohl die klassische ArchiveLink-Schnittstelle im SAP-Kern technisch noch bis 2040 unterstützt wird, hat SAP die Zertifizierungsprogramme für Drittanbieter (BC-AL und BC-ILM) im Januar 2026 de facto eingestellt. Diese strategische Abkündigung zwingt IT-Entscheider zum Handeln. Die Folge stellt klar heraus, dass der offene Standard CMIS (Content Management Interoperability Services) die einzige zukunftssichere Alternative ist. In der S/4HANA Public Cloud ist CMIS bereits zwingend erforderlich, und auch für RISE with SAP (Private Cloud) wird es dringend empfohlen, um Compliance-Sicherheit zu gewährleisten und den „Clean Core“-Ansatz der SAP zu wahren. Das klare Fazit: Wer heute seine Archivstrategie für S/4HANA plant, muss zwingend auf CMIS setzen.

„Warum ist Dokumentenarchivierung in der Cloud Ihr Game Changer? In Folge 13 enthülle ich, warum Sie dieses Thema bereits in der Explore-Phase Ihres SAP Cloud Projektes strategisch verankern müssen. Denn nur was im Backlog steht, wird auch umgesetzt – und das entscheidet über Kosten, Performance und Compliance Ihrer digitalen Zukunft!“

Das Archiv ist kein Anhängsel: Bei SAP-Projekten (Transformation oder GROW) ist das Archivsystem ein kritischer Erfolgsfaktor, der oft vergessen wird.

Integration ist entscheidend: Eine nahtlose Integration des Archivs in SAP ist unerlässlich für effiziente Prozesse und Compliance.

Cloud-Nativität ist Pflicht: Gerade in Cloud-Umgebungen wie SAP GROW braucht es moderne, Cloud-basierte Archivlösungen wie die von arcana.

Frühe Planung spart Aufwand: Eine nachträgliche Integration des Archivs verursacht deutlich höhere Kosten und kann den Go-Live gefährden.

Kernbotschaft: Autoscaling revolutioniert die Dokumentenarchivierung in der Cloud, indem es eine dynamische und kosteneffiziente Lösung bietet.

Was ist Autoscaling?

Autoscaling ist die Fähigkeit eines Systems, seine Ressourcen (Rechenleistung, Speicherplatz) automatisch an die aktuelle Auslastung anzupassen. Vereinfacht gesagt: Das System wird je nach Bedarf größer oder kleiner.

Warum ist Autoscaling für Archive so wichtig?

Kostenoptimierung: Unternehmen zahlen nur für die tatsächlich benötigten Ressourcen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Performance: Das System passt sich dynamisch an, um eine optimale Leistung zu gewährleisten, auch bei Spitzenlasten.

Flexibilität: Unternehmen können schnell auf veränderte Anforderungen reagieren, ohne ihre Infrastruktur komplett umzugestalten.

Effizienz: Ressourcen werden optimal genutzt, da sie nicht dauerhaft für mögliche Spitzenlasten vorgehalten werden müssen.

Vergleich: Cloud vs. On-Premise

On-Premise: Statische Ressourcen, hohe Anfangsinvestitionen, schwierige Skalierung, oft Über- oder Unterprovisionierung.

Cloud mit Autoscaling: Dynamische Ressourcen, geringe Anfangsinvestition, einfache Skalierung, optimale Ressourcenauslastung.

Autoscaling und Dokumentenarchive

Analogie zum Lager: Ein Archiv ist wie ein Lager, das mal voll, mal leer ist. Autoscaling passt die „Regalfläche“ dynamisch an.

Pay-per-Use: Unternehmen zahlen nur für den tatsächlich genutzten Speicherplatz.

Vermeidung von Überprovisionierung: Es wird keine Überkapazität vorgehalten.

Konkrete Beispiele: Saisonale Schwankungen, Projekte mit hohen Spitzenlasten, kontinuierliches Wachstum.

Fazit:

Autoscaling ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen: Es reduziert Kosten, verbessert die Performance und bietet mehr Flexibilität. Durch die dynamische Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens wird die Dokumentenarchivierung effizienter und zukunftssicher.

Zusätzliche Vorteile:

Höhere Verfügbarkeit: Durch redundante Systeme und automatische Fehlerbehebung.

Einfachere Verwaltung: Weniger Aufwand für Unternehmen.

Empfehlung:

Unternehmen sollten dringend die Vorteile von Cloud-basiertem Autoscaling für ihre Dokumentenarchivierung in Betracht ziehen. Es ist die Zukunft der effizienten und kostengünstigen Archivierung.

Kernpunkte für den Hörer:

Autoscaling macht Archive dynamisch und anpassungsfähig.

Unternehmen sparen Kosten durch Pay-per-Use und Vermeidung von Überprovisionierung.

Die Performance wird verbessert, da das System immer optimal auf die Anforderungen eingestellt ist.

Autoscaling ist die Zukunft der Dokumentenarchivierung.

In der finalen Folge der Podcastreihe „Dokumentenarchivierung in der Cloud“ blicken wir auf die Zukunft der Archivierung und fassen die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.

Trends der Cloud-Archivierung:

Cloud-Adoption: Unternehmen verlagern ihre Archivsysteme zunehmend in die Cloud, da diese Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Sicherheit bietet.

KI und Machine Learning: Automatisierung von Aufgaben wie Dokumentenklassifizierung und -digitalisierung sowie Analyse von Archivinhalten – aktuell primär in der Cloud möglich.

Anbieterkonsolidierung: Große Anbieter akquirieren kleinere Unternehmen oder integrieren Archivlösungen in ihr Portfolio.

Compliance und Sicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Schutz der archivierten Dokumente durch moderne Sicherheitstechnologien sind in der Cloud besonders wichtig.

Integrationen: Engere Verknüpfung der Dokumentenarchivierung mit Cloud-Diensten wie CRM, ERP und Ablagesystemen.

Vorteile der Cloud-Archivierung:

Geringere Kosten: Unternehmen zahlen nur für die genutzten Ressourcen.

Höhere Skalierbarkeit: Einfache Anpassung an den Bedarf.

Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen sind anpassungsfähig.

Einfachere Integration: API-First-Strategie ermöglicht einfache Integration mit anderen Anwendungen.

Herausforderungen der Cloud-Archivierung:

Datensicherheit: Sicherstellung des Schutzes der Daten in der Cloud.

Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die Archivierung von Dokumenten.

Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter: Unternehmen sind auf die Zuverlässigkeit und den Service des Anbieters angewiesen.

Handlungsempfehlungen:

Beschäftigung mit Cloud-Archivierung: Unternehmen sollten die Vorteile und Herausforderungen der Cloud-Archivierung frühzeitig beleuchten.

Strategische Planung: Definition der Cloudstrategie und der Anforderungen an die Dokumentenarchivierung.

Bewertung von Nutzen und Risiken: Abwägung der Vorteile und Herausforderungen der Cloud-Archivierung für das Unternehmen.

Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters: Sorgfältige Auswahl eines Anbieters, der den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Fazit:

Die Cloud-Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und ist der Schlüssel für skalierbare, sichere und kosteneffiziente Lösungen. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den Chancen und Herausforderungen der Cloud-Archivierung auseinandersetzen, um die für sie passende Lösung zu finden.

Ausblick:

Die Entwicklung der Dokumentenarchivierung in der Cloud schreitet stetig voran. In der nächsten Podcastreihe werden wir Experten und Anwender zu Wort kommen lassen, um weitere Einblicke in die praktische Umsetzung und die Zukunft der Cloud-Archivierung zu gewinnen.